У пользователей возникают вопросы:

"- Есть вопрос по поводу легальности Linux. Если у нас на офисе установлены на всех машинах Ubuntu, нам нужны в случае проверки какие либо документы?
сертификат например...?
- Слышал, вроде как нужен чек о покупке..и т.д. что нужно для проверяющих? и что им нужно доказывать или показывать?.."


Постараемся кратко и просто объяснить.

Ubuntu и UALinux.
Ubuntu - это торговая марка компании Canonical.
UALinux - официальный партнер Canonical и программный партнер Ubuntu.

GNU GPL и требование законодательств Украины / России.
Использование свободных программ регулируется свободными лицензиями, наиболее распространенная из которых - GNU GPL.
Однако на данный момент она не соответствует требованиям законодательства по следующим причинам:

1. Данная лицензия англоязычная и действительна только на языке оригинала.
- В GPL запрещён перевод, поэтому нет официальной лицензии GPL на русском языке.
- Государственный язык (Россия, Украина) подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства.
Соответственно англоязычная лицензия GNU GPL не будет иметь вес юридического документа.
Перевод и заверка у нотариуса, является уже новым документом, а сам перевод GPL уже нарушает требования GPL.
Соответственно скачанный Ubuntu из интернета - для проверяющих мягко говоря - может быть "вне закона".

2. В официальный текст GPL не могут вноситься изменения, тогда как требования закона про авторское право: указание на объект авторского права, на территорию применения, срок договора, указание на результат интеллектуальной деятельности, на дату выдачи регистрационного документана и регистрационные документы подтверждающие правообладание.
В GPL отсутствует указания на срок действия и дату начала действия, что не позволяет определить действительность лицензии.

3. Использование электронных документов в качестве письменной формы требует обмена документами с однозначно идентифицируемым правообладателем. Вам необходимо доказать что электронный документ получен именно от автора.

4. Свободное распространение не позволяет получить бухгалтерское подтверждение приобретения прав.

Выборка из статей:
- Программы для ЭВМ относятся к охраняемой законом интеллектуальной собственности.
- Отсутствие запрета не является разрешением.
- Защита интеллектуальных прав может осуществляться по требованию правообладателей и иных лиц.
- На оборудование, в отношении которого выдвинуто предположение в нарушении исключительного права, может быть наложен арест.

На что обычно смотрят проверяющие:
- документ об оплате (чек из магазина или чек из почтового отделения при получении и д.р.) - свидетельствует о уплате налогов при приобретении продукта;
- непосредственно носитель с ПО для указания источника;
- наличие контрольной марки на упаковке;
- документ о праве владения и использования программного продукта;
- стикер на корпусе компьютера, как свидетельство того, что на нем установлено данное ПО.

Официально приобрести продукты Ubuntu можно здесь - http://ualinux.com/pay (прилагаемые документы на русском и на украинском языке)

Теперь про бесплатность и свободное ПО.
Термин "Свободное программное обеспечение" означает программное обеспечение, уважающее свободу пользователей. СПО не означает что цена копии программы равна нулю.
Есть основные свободы для пользователей ПО:
1. Свобода запускать программу, изучать исходный код и модифицировать его в случае необходимости.
2. Свобода распространять копии (например чтобы поделиться с другом/соседом). Она включает свободу брать деньги за создание копий и за свой труд.
Это означает, что вы можете использовать ПО как хотите: исходный код программы доступен - изменяйте, исправляйте и используйте его как угодно. Программа может быть написана и продаваться (это как решит разработчик, так как любой труд должен быть оплачен и не запрещено получать деньги за проделанную работу), но разработчик обязан предоставлять исходный код.
3. Свобода распространять модифицированные копии. Это свобода помощи сообществу.

Интересную и познавательную информацию вы также сможете найти здесь:
Насколько "бесплатно" открытое ПО?
Об ответственности за использование не лицензионного программного обеспечения
Что необходимо иметь ввиду при проверках использования лицензионного программного обеспечения